ビジネスメールの抑えておくべきポイント

フリーランスとして自己PRをしたいなら、ビジネスメールの常識を覚えておいたほうがいいと言われています。知っているようで知らなかったメールの常識をいくつかご紹介します。

ビジネスメール

件名でメールの内容を簡潔に伝える

メールの内容

メールを読めば分かるでしょ? という姿勢ではダメということです。送るメールの内容が分かるような簡潔な件名を書くことが大事なんです。

例えば、日程はそのままで時間の変更を伝えたい場合は、「【時間調整】何々に関する打ち合わせ」と書くと、「打ち合わせに関する時間調整が必要なんだ」ということが、件名だけである程度相手に伝えることができます。なお、件名の文字数は20文字から30文字が理想とされています。

 

届いたメールに返信するタイムリミットは24時間以内

あくまでも理想の話ですが、できるだけ早く返信することで、相手に不安感を与えることを防ぐことができます。メールが届いているのかどうか、サーバーのエラーでもしかして届いていないかもしれない、と不安に思ってしまう可能性が大きいんですね。

「早ければ早いほうがいい」のは断りのメールです。断りのメールだからこそ返信しずらいという気持ちはありますが、断りのメールほど早く返信したほうがいいというのが常識です。この際、相手に対してぶっきらぼうな印象を与えないように、「ご遠慮申し上げます」「お受けできません」「お断りいたします」などのフレーズを使うといいそうです。

 

場合によっては届いたメールを引用する

すべての文面を引用すると長くなってしまいますが、要点を伝えるときに引用すると相手に伝わりやすくなります。例えば打ち合わせの日程に関するメールが届いたとします。「○月△日でいかがでしょうか」というメールが届いたら、それをそのまま引用して、その下に「問題ありません」と付け加えることで、送ってきた相手が自分の送ったメールの内容を確認しつつ、相手の返事も確認できます。

 

最初の文面は挨拶を

時と場合によりますが、いきなり内容から始まるメールは相手に対して失礼にあたります。まずは相手の名前、それから挨拶、この二つは忘れずに書くようにしましょう。メールの内容によっては何度もやり取りをする場合もあるので、特に必要がない場合もありますが、最低限のエチケットとして相手の名前と挨拶文は書くようにしましょう。

 

署名は名刺代わりになることも

メールの最後に書く署名は、名刺代わりになると言われています。自営業の方の話によると、メールの最後にお店の定休日と営業時間を書いた署名を付け加えるようにしたところ、問い合わせの連絡が増えたと言います。ほんの少しの心配りが、ビジネスにプラスに作用したというお話です。

今の時代、ビジネスにおいてメールでやり取りをするのが当たり前になっています。だからこそ、知っておかなければならないメールの常識を覚えておくと、絶対に自分にとってプラスになります。基本的なルールを知って、自分のスキルの高さをアピールしていきましょう。

 

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